Teknik – och människor

En gemensam spelplan. Det är vad människor behöver skapa när de samarbetar på distans.

Men teknik som e-post, brev eller telefon räcker inte för att skapa en sådan spelplan.

De mänskliga mötena är nödvändiga.

Det konstaterar Åsa Holm som undersökt hur två företag på olika platser i landet gör när de samarbetar på distans.

-NÄR TVÅ MÄNNISKOR börjar samarbeta så ska de först etablera en gemensam världsbild. De ska vara på samma spelplan. När ett samarbete fungerar väl så förändras bådas uppfattning om spelplanen, säger Åsa Holm.

Hon har disputerat med doktorsavhandlingen ”Communicating References in Geographically separated Collaborative Work” vid Luleå tekniska universitet.

I sin avhandling har hon undersökt hur två personer vid ingenjörsföretag på olika orter – ett i Gällivare och ett i Stockholm – gör när de arbetar med en gemensam uppgift.

Hon har undersökt hur de två personerna arbetat genom att göra intervjuer och observationer som spelats in på video.

De två personerna kommunicerade med hjälp av tekniska hjälpmedel som telefon, brev och mail.

-Det är ganska vanliga hjälpmedel för de flesta företag i dag, säger hon.

ÅSA HOLM KONSTATERAR att ett samarbete mellan två företag innebär ett möte mellan olika världar.

Olika företag har olika företagskulturer, olika metoder och olika tillvägagångssätt för att utföra arbetet.

-De kanske gör ungefär samma sak men på olika sätt. Om en person inte förstår hur den andra utför sitt arbete så kanske de hamnar i trubbel med varandra. Metoder och tillvägagångssätt måste stämma överens mellan båda parter för att samarbetet ska fungera, säger Åsa Holm.

Därför har hon alltså granskat vilka arbetsmetoder, arbetssätt och lösningar som två personer använde när de samarbetade från olika orter och företag.

-Efter att först ha etablerat en gemensam världsbild så börjar de samarbeta. Deras arbetsuppgift vidareutvecklas hela tiden. Den ena dagen är inte den andra lik. Uppgiften utvecklas hela tiden framåt och olika frågor har olika vikt i olika stadier av utvecklingsprocessen.

ÅSA HOLM BESKRIVER hur en arbetssituation kan se ut.

Personerna sitter i var sitt företag på olika orter med sin dator påslagen och dokumenten på arbetsbordet. Deras enda direkta kontakt är telefonen.

-Var och en får återskapa en bild av det material som den andre arbetar med och har egentligen inte någon aning om hur personen på det andra företaget uppfattar materialet.

-Att inte kunna titta på samma saker samtidigt eller kunna visa varandra är ett hinder.

Åsa Holm har sett fler hinder.

-Komplexiteten gör att det är mycket som ska tolkas ihop från många olika källor. Att det inte finns bättre tekniska hjälpmedel är ett problem.

De två personer som Åsa Holm granskade träffades personligen vid flera tillfällen.

Något som visade sig ha stor betydelse för hur projektet utvecklades.

-Det går inte att samarbeta enbart med hjälp av tekniken. Även om de arbetar utifrån en gemensam världsbild så händer det hela tiden saker i de enskilda företagen.

ÅSA HOLM KONSTATERAR att mänskliga möten är nödvändiga.

-Det krävs mycket mer möda av de som arbetar på distans. De får inte saker serverade gratis på samma sätt som de som jobbar nära varandra och som kan sitta och prata med varandra i fikarummet. Det blir ju en bit att åka.

-Med en bättre teknik där båda samtidigt kan se det material de arbetar med behöver de kanske inte träffas lika ofta.  Med en bättre teknik går det kanske lättare att skapa gemensamma referenser och kanske också snabbare att utveckla arbetet.

© Helena Viita

Publicerad

20 mars 2004

NSD